COD DEONTOLOGIC PENTRU PERSONALUL DIN DOMENIUL FINANCIAR

SCOP

Codul Deontologic pentru angajatii din domeniul financiar [Codul Deontologic] stabilește cerințele principale deontologice și standardele de conduită aplicabile persoanelor implicate în pregătirea, elaborarea și depunerea situațiilor financiare și a altor informatii financiare ale Băncii precum și ale societatilor sale afiliate (denumite în continuare "personal din domeniul financiar").

Scopurile sale principale sunt:

  • promovarea unui comportament sincer si deontologic, inclusiv prevenirea situatiilor in care exista un conflict real sau potential de interese;
  • promovarea transparentei, onestitatii, integritatii si conduitei morala in cadrul exercitarii de catre personalul din domeniul financiar a responsabilitatilor care le revin;
  • conformitatea cu cadrul de reglementare aplicabil, în special în ceea ce privește intocmirea corespunzătoare a situatiilor financiare (atât individuale cat si pe bază consolidată) ale Bancii si ale societatilor sale afiliate, precum și a oricăror alte informații financiare;
  • sa asigure intocmirea completa, credibila, corecta si la timp a situatiilor financiare si a altor informatii financiare;
  • sa prezinte in timp util rapoarte interne in cazurile de incalcare a prevederilor acestui Cod Deontologic, si
  • sa asigure respectarea de catre personalul din domeniul financiar a acestor prevederi precum si a regulilor deontologice care stau la baza cadrului de reglementare aplicabil Bancii si societatilor sale afiliate.


DOMENIU DE APLICARE

Personalul din domeniul financiar caruia i se aplica prevederile prezentului Cod Deontologic include:

1. membrii executivi ai Consiliului de Administratie, Directorul General Adjunct (CFO), directorul Diviziei Financiar si MIS, Directorul Diviziei Contabilitate si Control Financiar.

2. membrii executivi ai Consiliului de Administratie si Directorul Financiar al societatilor afiliate ale Bancii.

3. toate persoanele angajate intr-o divizie/department a/al bancii sau ale unei societati afiliata a Bancii cu responsabilitati pe linia intocmirii situatiilor financiare si a inregistrarii rezultatelor financiare ale Bancii si ale societatilor afiliate, precum si pentru intocmirea situatiilor financiare consolidate ale Bancii si ale societatilor sale afiliate.

La nivelul Bancii, persoanele mentionate la pct.3 de mai sus sunt angajatii din Divizia Financiar si MIS si Divizia Contabilitate si Control Financiar.

REGULI GENERALE

Obligatiile Personalului din domeniul financiar:

1. in exercitarea atribuțiilor sale, sa se conformeze cerințelor cadrului legal și de reglementare care guvernează funcționarea Băncii și a societatilor afiliate acesteia;

2. sa se conformeze Codului de Conduita si Reglementarilor Interne ale Bancii si ale societatilor sale afiliate;

3. sa se conformeze Politicii privind managementul conflictelor de interese ale Bancii si ale societatilor sale afiliate;

4. sa evite situatiile in care pot aparea conflicte de exercitare a atributiilor de serviciu sau un conflict intre interesul personal si cel al Bancii si/sau al societatilor sale afiliate. În cazul în care interesul sau nu coincide sau nu poate coincide cu interesele Bancii si ale societatilor afiliate acesteia, personalul din domeniul financiar trebuie să demonstreze integritate și o conduita onestă;

5. astfel de cazuri se raporteaza la Divizia Conformitate a Băncii, care, după evaluarea motivelor la care se refera raportul, notifică corespunzator Directorul Coordonator al Funcțiilor de Control Intern și Directorul General (CEO). Pentru o societate afiliata a Bancii, cazurile de mai sus se raportează la Unitatea de conformitate și apoi la Conducerea societatii respective. Comitetul de Audit si Administrare a Riscurilor, subordonat Consiliului de Administratie al Băncii, va fi informat în mod regulat pe baza rapoartelor trimestriale/anuale pregătite de Divizia Conformitate, și in regim de urgenta în cazul unor conflicte semnificative de interese;

6. sa protejeze cu strictete confidențialitatea tuturor informațiilor ce nu sunt destinate publicului cu privire la Banca si la societatile sale afiliate precum si la clienții acestora, obținute în exercitiul functiei; să respecte toate legile și reglementările aplicabile în ceea ce privește secretul bancar, protecția datelor personale și, în general, cerințele de confidențialitate în legătură cu activitatea bancara; să ia toate măsurile rezonabile pentru a preveni divulgarea neautorizată a acestor informații către orice terță parte, cu excepția cazurilor prevazute de lege sau la solicitarea unei autoritati legale, de reglementare sau altei autoritati publice. În toate situatiile in care se pun la dispozitie informatii confidentiale către terți, este necesar acordul prealabil al Diviziei Conformitate a Băncii, cu exceptia situatiilor prevazute în mod expres de lege;

7. sa asigure că informațiile cuprinse în (i) raportarile oficiale ale Bancii depuse la organismele de reglementare competente, și (ii) in comunicatele publice ale Bancii, sunt complete, exacte, prezentate în timp util și inteligibile, și că toate aceste informații sunt prezentate în conformitate cu normele și reglementările în vigoare; să coopereze în acest scop, cu Divizia Secretariat General, pentru comunicarea cu publicul;

8. să notifice imediat orice încălcări ale acestuia, Diviziei Conformitate, care va informa Comitetul de Audit și Administrare a Riscului, subordonat Consiliului de Administrație al Bancii;

9. să stabilească și să mențină o relație bună de lucru cu auditorii externi ai Băncii și ai societatilor afiliate Băncii și sa ofere acestora tot sprijinul necesar pentru finalizarea misiunilor de audit;

10. să confirme în scris că au citit, inteles si sunt de acord să respecte pe deplin acest Cod Deontologic. Sa înțeleaga că vor fi trași la răspundere pentru orice încălcare a acestui Cod Deontologic în conformitate cu Regulamentul Intern al Băncii sau al societatilor afiliate unde acestia sunt angajati, cu prevederile legale, cu reglementarile interne și cu contractul respectiv de muncă.

Raspunderea privind asigurarea completarii acestor Declaratii si, in continuare, de a pastra acest document la dosarul angajatului, revine Diviziei Resurse Umane.

GUVERNANTA

Consiliul de Administratie al Bancii are autoritatea adoptarii si aprobarii acestui Cod Deontologic, in baza recomandarilor facute de Comitetul de Audit si Administrare a Riscului, aliniate recomandarii Diviziei Conformitate & Guvernanta Corporativa din cadrul NBG Group Atena si/sau a Diviziei Conformitate din cadrul Bancii.

Conducerile Executive ale Bancii si societatilor afiliate acesteia sunt responsabile de implementarea efectiva a acestui Cod.

Divizia Conformitate va monitoriza aplicarea acestui Cod si e responsabila de informarea Comitetului de Audit si Administrarea Riscului, subordonat Consiliului de Administratie al Bancii, privind implementarea acestui Cod Deontologic la nivelul Bancii si al societatilor sale afiliate. Totodata, Divizia Conformitate propune Comitetului de Audit si Administrarea Riscului precum si Consiliului de Administratie al Bancii, revizuirea Codului Deontologic.

Comitetul de Audit si Administrarea Riscului notifica Consiliul de Administratie al Bancii in legatura cu orice încălcări ale Codului Deontologic și propune măsuri corective adecvate. În plus, va recomanda Consiliului de Administratie sa aprobe sau sa respinga orice cerere de exceptare de la dispozițiile prezentului Cod Deontologic, la recomandarea Diviziei Conformitate, in conformitate cu prevederile capitolului V de mai jos.

EXCEPTII

Solicitarile de exceptare de la dispozițiile prezentului Cod Deontologic se depun de către părțile interesate la Comitetul de Audit si Administrarea Riscului, subordonat Consiliului de Administrație al Băncii, avand recomandarea Diviziei Conformitate (în cazul societatilor afiliate se depun la Comitetul de audit), care are competența de a decide dacă să recomande spre aprobare o astfel de cerere. Orice aprobare făcută de Consiliul de Administratie, in baza recomandarii Comitetului de Audit si Administrarea Riscului, de a excepta o anumită persoană de la prevederile prezentului Cod Deontologic, precum și motivele care au stat la baza aprobarii sunt publicate în conformitate cu dispozițiile cadrului de reglementare aplicabil.

DISPOZITII FINALE

Codul Deontologic pentru personalul din domeniul financiar se aplică în plus față de Codul de conduită al Bancii, codurile specifice ale societatilor afiliate Bancii, Regulamentul Intern al Băncii și regulamentele respective ale societatilor afiliate Bancii, precum și fata de orice alte coduri de conduită profesională, aplicabile personalului din domeniul financiar . În cazul unor prevederi care se suprapun, se aplică prevederea cea mai stricta. Lipsa de fata a unui indrumar specific, a practicii sau instrucțiunilor legate de un anumit caz, nu scutește personalul din domeniul financiar de angajamentul privind aplicarea celui mai ridicat standard de conduita deontologica in raport cu circumstantele date.
Fiecare angajat și personal din domeniul financiar al Băncii este obligat să raporteze prompt Diviziei Conformitate orice încălcare a Codului Deontologic, iar pentru societatile afiliate Bancii, Unitatii de Conformitate respectiva. Astfel de rapoarte vor avea un regim confidențial.